INFORMATIVA GENERALE SULLA PRIVACY RELATIVA AL PROCESSO DI ASSUNZIONE DELLE ENTITÀ DEL GRUPPO TOSHIBA NELL’AREA ECONOMICA EUROPEA (SEE)

1.    AMBITO DELL’INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Toshiba of Europe Ltd cura, per conto delle entità del gruppo Toshiba dell’area EMEA, un sistema e un sito web di reclutamento, basato nel Regno Unito, volto a reperire talenti per le opportunità di lavoro che si creano in tutte le aziende del gruppo in Europa, Medio Oriente e Africa, incluso Russia ed Emirati Arabi Uniti, nonché occasionalmente altri paesi come il Giappone.

Come la maggior parte delle imprese, conserviamo e trattiamo una vasta gamma di informazioni, alcune delle quali si riferiscono a individui che si candidano per un posto di lavoro presso di noi. La presente informativa si concentra sugli individui che si candidano per un posto di lavoro presso di noi, sui dati da noi trattati come parte del processo di assunzione e sui tempi di conservazione di tali dati. Inoltre, specifica le informazioni che devono essere fornite ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). 

IN BREVE, LA PRESENTE INFORMATIVA SPIEGA:

• La tipologia di dati personali che conserviamo ed il motivo del loro trattamento;
• Le basi giuridiche che ci consentono di sottoporre i dati personali al trattamento;
• L’origine dei dati, chi è autorizzato a visionare i dati e i tempi di conservazione dei dati;
• La modalità di accesso ai dati personali e altri diritti;
• La modalità di contatto.

2.    CANDIDATURA PER UN POSTO VACANTE

Toshiba of Europe Ltd agisce come Titolare del trattamento in caso di candidatura per un posto vacante. Tuttavia, a seconda del ruolo cui l’interessato sta per candidarsi, i dati potrebbero anche essere condivisi con qualsiasi società controllata o partecipata che potrebbe potenzialmente assumere, secondo quanto segue: 

• All’interno dell’Area SEE. In questo caso, Toshiba of Europe Ltd e l’entità specifica alla quale è rivolta la candidatura, sono Contitolari del trattamento. Inoltre, potrebbe essere applicata un’informativa sulla privacy aggiuntiva, specifica dell’entità, in base all’azienda/paese cui l’interessato sta per candidarsi. Se l’interessato desidera visionare l’eventuale informativa sulla privacy aggiuntiva di un determinato paese o giurisdizione, deve contattare l’entità specifica per il posto vacante d’interesse. 
• Al di fuori dell’Area SEE. In caso di candidatura per un posto vacante al di fuori dell’Area SEE, l’interessato dà il proprio consenso a Toshiba of Europe Ltd di raccogliere, trattare e condividere i dati con l’opportuna entità e a tale entità di raccogliere e trattare i dati ai fini della candidatura. In tali casi, potrebbe essere applicata un’informativa sulla privacy aggiuntiva e l’interessato dovrà contattare la relativa entità che sta assumendo per ulteriori dettagli. Indipendentemente dalla loro ubicazione e dal tipo di giurisdizione, tutte le società controllate e partecipate del gruppo Toshiba seguono i più alti standard per quanto riguarda il trattamento dei dati personali in conformità con i requisiti della Protezione dei dati.
• In alcuni casi possono essere disponibili dei posti vacanti nelle aziende del gruppo Toshiba che non sono consolidate e di proprietà esclusiva di Toshiba, incluso ma non limitato a Dynabook Europe GmbH, Toshiba Memory Europe GmbH, OCZ Storage Solutions UK Limited e TMEIC Europe Limited. In tali casi, Toshiba of Europe Ltd e l’entità specifica alla quale l’interessato ha rivolto la sua candidatura sono Contitolari del trattamento. In caso di candidatura per un posto vacante in una di tali aziende, l’interessato dà il proprio consenso a Toshiba of Europe Ltd di raccogliere, trattare e condividere i dati con l’opportuna azienda e a tale azienda di raccogliere e trattare i dati ai fini della candidatura. In tali casi, potrebbe essere applicata un’informativa sulla privacy aggiuntiva e l’interessato dovrà contattare la relativa entità che sta assumendo per ulteriori dettagli. Tutte le società controllate e partecipate del gruppo Toshiba seguono i più alti standard per quanto riguarda il trattamento dei dati personali in conformità con i requisiti della Protezione dei dati.

3.    PRINCIPI DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Osserviamo i principi e la legislazione in materia di protezione dei dati, pertanto i dati saranno:

• Utilizzati legalmente, equamente e in modo trasparente;
• Raccolti solo per valide finalità, chiaramente spiegate all’interessato, e non utilizzati in modo incompatibile con tali finalità;
• Pertinenti alle finalità descritte e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità;
• Accurati e mantenuti aggiornati;
• Conservati soltanto per il periodo necessario al raggiungimento delle finalità descritte;
• Conservati in modo sicuro.

La maggior parte delle informazioni in possesso di Toshiba in relazione alla candidatura dell’interessato viene trattenuta per un legittimo interesse commerciale di Toshiba. Questa è la base giuridica per la conservazione e l’utilizzo delle informazioni sull’interessato da parte di Toshiba. Alcune informazioni sono da noi detenute perché vi è un obbligo legale. Toshiba normalmente non cerca di conservare le informazioni che non sono necessarie. Se l’interessato ha fornito informazioni aggiuntive e opzionali (al di là di ciò che è richiesto da Toshiba) la base giuridica per l’utilizzo di tali dati aggiuntivi da parte di Toshiba è dettata dal consenso. L’interessato ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento.

Ai sensi della legislazione in materia di protezione dei dati, è possibile invocare diverse motivazioni per il trattamento dei dati personali.  In alcuni contesti si applica più di una motivazione.  Abbiamo riassunto tali motivazioni in Contratto, Obbligo giuridico, Interessi legittimi e Consenso e data una spiegazione di tali termini nella seguente tabella. 

Termine	Motivazione per il trattamento	Spiegazione
Contratto	Trattamento necessario per eseguire un contratto con l’interessato o per prendere provvedimenti, su richiesta dell’interessato, per stipulare un contratto	Questo copre l’esecuzione dei nostri obblighi contrattuali e l’esercizio dei nostri diritti contrattuali.
Obbligo giuridico	Trattamento necessario per ottemperare ai nostri obblighi previsti dalla legge	Per assicurare l’adempimento dei nostri obblighi legali e normativi.  Ad esempio, offrendo un luogo di lavoro sicuro ed evitando discriminazioni illegittime.
Interessi legittimi	Trattamento necessario per i nostri interessi legittimi o per gli interessi legittimi di terzi	Noi, o terzi, abbiamo interessi legittimi nello svolgere, gestire e amministrare, in modo efficiente e corretto, le nostre rispettive attività, e in relazione a tali interessi che trattano i dati dell’interessato.   I dati non saranno trattati su questa base se gli interessi, i diritti e le libertà dell’interessato prevalgono su i nostri interessi o gli interessi di terzi.
Consenso	L’interessato ha dato consenso specifico al trattamento dei dati	In generale, il trattamento dei dati in relazione al rapporto di lavoro non è subordinato al consenso.  Tuttavia, ci sono occasioni specifiche che necessitano il consenso dell’interessato, ad esempio quando forniamo una referenza.

 

Se, quando richiesto, l’interessato non fornisce le informazioni necessarie per prendere in considerazione la sua candidatura, non saremo in grado di elaborarla correttamente.

4.    TIPOLOGIA DEI DATI PERSONALI CONSERVATI E MOTIVO DEL TRATTAMENTO

I “dati personali” sono informazioni relative all’interessato (o dalle quali è possibile identificarlo) che sono soggette a un trattamento automatico o fanno parte (o sono destinate) di un sistema strutturato di archiviazione manuale. Trattiamo i dati a fini della nostra attività, incluse finalità di assunzione e di impiego, finalità gestionali, amministrative e legali. 

È nel nostro interesse legittimo decidere se utilizzare tali informazioni quando stiamo esaminando la nomina di un interessato poiché potrebbe essere vantaggioso per la nostra azienda nominare candidati con un adeguato livello di competenze, qualifiche e idoneità per il ruolo. 

Una volta esaminata la candidatura, tratteremo tali informazioni per decidere se l’interessato è in grado di soddisfare i requisiti di base per essere selezionato per il ruolo. Se l’interessato soddisfa i requisiti, decideremo se la candidatura sia abbastanza forte da convocare tale interessato per un colloquio. 

Se decidiamo di convocare l’interessato per un colloquio, utilizzeremo le informazioni fornite durante il colloquio per decidere se offrire tale ruolo all’interessato. Se decidiamo di offrire tale ruolo all’interessato, considereremo le referenze prima della conferma dell’appuntamento.
Inoltre, abbiamo bisogno di trattare le informazioni personali dell’interessato per decidere se stipulare un contratto di lavoro con l’interessato.

Ovviamente, gli esempi in tabella non possono essere considerati esaustivi.  Ad esempio, anche se la tabella non menziona i dati relativi ai reati penali, se scopriamo che l’interessato che si candida per un posto di lavoro presso di noi è stato sospettato di aver commesso un reato penale, potremmo trattare tale informazione, qualora pertinente per le nostre finalità.  Se necessario, richiederemo inoltre controlli dei precedenti penali per determinati ruoli, ad esempio per coloro che ricoprono ruoli finanziari o che lavorano con minori.  

 

Finalità	Esempi di dati personali che possono essere sottoposti a trattamento	Motivazioni per il trattamento
Assunzione	Dati standard relativi all’identità dell’interessato, ad esempio nome, indirizzo, indirizzo e-mail, documenti e informazioni di identità, numeri telefonici, luogo di nascita, nazionalità, dettagli di contatto, esperienza professionale e istruzione (inclusi titoli universitari, risultati accademici, licenze professionali, iscrizioni e certificazioni, premi e riconoscimenti e dettagli relativi all’impiego corrente e precedente), informazioni finanziarie (incluse informazioni relative all’attuale salario), competenze linguistiche e qualsiasi altro dato personale presentato dall’interessato come parte della sua candidatura riguardante lo svolgimento del ruolo. Informazioni riguardanti la candidatura dell’interessato e la relativa valutazione da parte nostra, referenze, eventuali controlli che potremmo fare per verificare le informazioni fornite o controlli personali ed eventuali informazioni connesse con il diritto al lavoro dell’interessato.  Se necessario, tratteremo inoltre le informazioni relative alla salute dell’interessato, a eventuali disabilità e in relazione a qualsiasi adeguamento delle modalità di lavoro.	Contratto Obbligo giuridico Interessi legittimi
Amministrazione del processo di assunzione	Valutazione dell’esperienza e delle qualifiche dell’interessato in base ai requisiti della posizione cui l’interessato si sta candidando.   Amministrazione del nostro portale online delle opportunità lavorative.   Comunicazione con l’interessato sull’eventuale offerta di lavoro che abbiamo scelto di fare e informazioni riguardo al nostro processo di assunzione.	Contratto Obbligo giuridico Interessi legittimi
Stipulazione di un contratto con l’interessato (se ha ricevuto l’offerta da parte nostra)	Occasionalmente informazioni sui termini del rapporto di lavoro dell’interessato inclusi ore e modelli di lavoro, stipendio e indennità, quali la partecipazione a regimi pensionistici, assicurazione sulla vita e assicurazione medica e qualsiasi piano di incentivazione o azionariato.	Contratto Obbligo giuridico Interessi legittimi
Contatto dell’interessato o di altri per conto dell’interessato	Indirizzo e numero di telefono dell’interessato, informazioni di contatto di emergenza e informazioni sui parenti più stretti.	Contratto Interessi legittimi
Pianificazione finanziaria ed elaborazione del bilancio	Informazioni quali lo stipendio proposto dell’interessato e i livelli di incentivi previsti, se applicabile.	Interessi legittimi
Sicurezza fisica e del sistema	Immagini delle telecamere a circuito chiuso in seguito alla partecipazione dell’interessato al colloquio presso la nostra sede.	Obbligo giuridico Interessi legittimi
Informazioni a terzi in relazione con le transazioni che prevediamo o che stiamo eseguendo	Informazioni relative a qualsiasi offerta indirizzata all’interessato, informazioni sul contratto proposto e altri dati relativi al rapporto di lavoro che potrebbero essere richiesti da una parte in una transazione, quale un potenziale acquirente, venditore o committente.	Interessi legittimi
Monitoraggio della diversità e delle pari opportunità	Informazioni sulla nazionalità dell’interessato, sull’origine etnica e razziale, sesso, orientamento sessuale, religione, disabilità ed età come parte delle iniziative di monitoraggio della diversità. Tali dati saranno aggregati e utilizzati per finalità di monitoraggio delle pari opportunità. Si noti che potremmo condividere statistiche di diversità aggregate e rese anonime con i regolatori se formalmente necessario/richiesto.	Interessi legittimi
Controversie e procedimenti legali	Tutte le informazioni pertinenti o potenzialmente pertinenti ad una controversia o procedimento legale che ci riguarda.	Interessi legittimi Obbligo giuridico

          

I dati personali che rivelano origine etnica o razziale, opinioni politiche, credi religiosi o filosofici, salute, orientamento sessuale, vita sessuale, appartenenza a sindacati e dati biometrici e genetici sono soggetti a protezione speciale e sono considerati dalla legislazione sulla privacy dell’UE come “dati personali sensibili”. 

Potremmo trattare i dati personali sensibili dell’interessato, ad esempio, ma senza limitazione, archiviando i record sanitari dell’interessato per aiutarci a garantire all’interessato un posto di lavoro sicuro e sano o trattando i dati personali relativi al monitoraggio della diversità.

Si noti che se l’interessato accetta un’offerta da parte nostra, la società tratterà ulteriori informazioni come parte del rapporto di lavoro. Forniremo all’interessato la nostra completa Informativa sulla privacy relativa al posto di lavoro come parte del processo di assunzione. 

Per evitare ambiguità, per il sito Web di reclutamento, Jobtrain Ltd è il proprietario legale del software utilizzato in questo sistema, che viene concesso in licenza a Toshiba e a qualsiasi società controllata per l’uso pertinente. Ai fini della normativa in materia di tutela dei dati (GDPR), Toshiba of Europe è il Titolare del trattamento e Jobtrain Ltd è il Responsabile del trattamento di qualsiasi tipo di informazione personale. 

5.    ORIGINE DEI DATI E CHI PUÒ VISIONARLI

Alcuni dei dati personali soggetti al trattamento vengono forniti direttamente dall’interessato stesso.  Ad esempio, l’interessato ci fornisce i dati di contatto e la carriera lavorativa.  Se l’interessato viene assunto, potrebbe fornire i propri dati bancari.  

Altri dati personali possono provenire da terzi, come i selezionatori che agiscono per conto dell’interessato o dalle referenze fornite.  
I dati personali potranno essere visionati internamente da manager, Risorse Umane e, in alcune circostanze, (se l’interessato viene assunto) da colleghi. 

Se l’interessato viene assunto, le aziende Toshiba divulgano o potrebbero divulgare alcuni dei dati personali dell’interessato a terzi che forniscono servizi in connessione con i sistemi Toshiba o a sostegno di qualsiasi contratto di lavoro. I terzi possono utilizzare tali dati solamente per le finalità per le quali Toshiba conserva i dati dell’interessato e sono soggetti a severi requisiti contrattuali. La relativa entità Toshiba fornirà quindi all’interessato una distinta Informativa sulla privacy relativa al posto di lavoro. Talvolta i dati possono essere divulgati ad altri nel caso in cui ciò sia necessario per le finalità su cui si basa la conservazione dei dati.

6.    TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

In generale, se l’interessato viene assunto da noi, ne conserveremo i dati personali per la durata del rapporto di lavoro e per un periodo dalla fine dello stesso.  Se l’interessato non viene assunto, ne conserveremo i dati personali per un massimo di 12 mesi dopo aver informato l’interessato che la sua candidatura non è andata a buon fine.  

7.    TRASFERIMENTI DEI DATI PERSONALI AL DI FUORI DELL’AREA SEE

Laddove necessario, e come stabilito nella presente informativa sulla privacy, trasferiremo i dati personali dell’interessato al di fuori dell’Area SEE ai membri del nostro gruppo e ai Titolari del trattamento di altre giurisdizioni in cui siamo stabiliti, compreso il Giappone e in più rare occasione negli Stati Uniti. 

8.    DIRITTI DELL’INTERESSATO RELATIVI AI DATI

L’interessato ha il diritto di richiedere l’accesso ai dati personali per ricevere informazioni sui dati soggetti al trattamento. Se in qualsiasi momento l’interessato desidera ulteriori chiarimenti, in primo luogo deve contattare il team di reclutamento centrale all’indirizzo help@careers.toshiba.eu.

Se l’interessato effettua una richiesta di accesso ai dati personali e abbiamo necessità di conoscere l’identità dell’interessato, potremmo richiedere all’interessato di fornire informazioni da cui siamo in grado di verificarne l’identità. 

Inoltre, nel quadro del diritto di accesso ai dati personali, l’interessato può avere un diritto legale di rettificare o eliminare i propri dati personali, di rifiutarne o limitarne il trattamento.  Se l’interessato ci ha fornito i propri dati personali (ad esempio, il proprio indirizzo), ha il diritto di ricevere tale dato in formato leggibile meccanicamente per la trasmissione ad un altro Titolare del trattamento.  Ciò si applica solo se la motivazione per il trattamento è Consenso o Contratto.

9.    DETTAGLI DI CONTATTO 

In caso di domande, l’interessato deve contattare, in primo luogo, il team di reclutamento centrale all’indirizzo help@careers.toshiba.eu. 

In caso di lamentele relative al nostro trattamento dei dati personali, l’interessato deve scrivere una lettere a:

Legal Coordinator
Toshiba of Europe Limited
1st Floor, 3 Furzeground Way
Stockley Park
Uxbridge UB11 1EZ
Regno Unito

10.    STATO DELLA PRESENTE INFORMATIVA

La presente informativa non fa parte di nessun contratto di lavoro che l’interessato potrebbe stipulare e non crea diritti o obbligazioni contrattuali. La presente informativa può essere modificata da noi in qualsiasi momento.

Nel caso in cui la presente informativa sia stata fornita in diverse lingue, la traduzione viene fornita soltanto per comodità dell’interessato e se vi è una contraddizione tra la versione in lingua inglese e la traduzione, la versione in lingua inglese avrà la precedenza.

Ultimo aggiornamento giugno 2019 v2