PRIVACYBELEID BIJ AANWERVING VOOR ENTITEITEN VAN DE TOSHIBA GROUP IN DE EER

1.    REIKWIJDTE VAN HET PRIVACYBELEID

Toshiba of Europe Ltd onderhoudt namens entiteiten van de Toshiba Group in de EMEA-regio een wervingswebsite en -systeem in het Verenigd Koninkrijk. Dit systeem wordt gebruikt om talent te werven voor vacatures bij onze groepsactiviteiten in Europa, het Midden-Oosten, Afrika, met inbegrip van Rusland en de Verenigde Arabische Emiraten, evenals, van tijd tot tijd, in andere rechtsgebieden, zoals Japan.

Zoals de meeste bedrijven hebben en verwerken wij een grote hoeveelheid gegevens. Sommige informatie heeft betrekking op personen die bij ons solliciteren. Dit beleid richt zich op de personen die bij ons solliciteren, de gegevens die wij verwerken in het kader van het sollicitatieproces en hoe lang deze gegevens worden bewaard. Ook wordt aangegeven welke informatie moet worden verstrekt in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). 

DIT BELEID VERKLAART:

• welke persoonsgegevens wij verzamelen en waarom wij deze verwerken;
• de wettelijke basis die ons in staat stelt om uw persoonsgegevens te verwerken;
• waar de gegevens vandaan komen, wie de gegevens kan zien en hoe lang wij de gegevens bewaren;
• hoe u toegang krijgt tot uw persoonsgegevens en andere rechten;
• hoe u contact met ons kunt opnemen.
• 2.    SOLLICITEREN NAAR EEN VACATURE

Bij het solliciteren naar een vacature dient u er rekening mee te houden dat Toshiba of Europe Ltd optreedt als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens. Afhankelijk van de functie waarnaar u solliciteert, kunnen de gegevens echter ook worden gedeeld met een dochteronderneming of gelieerde onderneming die u mogelijk in dienst kan nemen, zoals hieronder beschreven: 

• Binnen de EER. In dit geval kan Toshiba of Europe Ltd en de specifieke entiteit waar u solliciteert, optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke en kan het privacybeleid van een andere specifieke entiteit ook van toepassing zijn, afhankelijk van het bedrijf/het land waar u solliciteert. Als u het aanvullende privacybeleid van een specifiek land/jurisdictie wenst te zien, verwijzen wij u naar de betreffende entiteit die de vacature waarin u geïnteresseerd bent aanbiedt. 
• Buiten de EER. Door te solliciteren naar een vacature buiten de EER-regio geeft u Toshiba of Europe Ltd toestemming om uw gegevens te verzamelen, te verwerken en te delen met de betreffende entiteit en geeft u die entiteit toestemming om uw gegevens te verzamelen en te verwerken ten behoeve van uw sollicitatie. In dergelijke gevallen kan een aanvullend privacybeleid van toepassing zijn en dient u contact op te nemen met de betreffende entiteit voor meer informatie. Ongeacht de locatie en jurisdictie, houden alle dochterondernemingen en filialen van de Toshiba Group zich aan de hoogste normen bij het omgaan met persoonsgegevens in overeenstemming met de vereisten voor gegevensbescherming.
• In sommige gevallen kunt u een vacature vinden van bedrijven in de Toshiba Group die niet geconsolideerd zijn en volledig eigendom zijn van Toshiba, inclusief maar niet beperkt tot Dynabook Europe GmbH, Toshiba Memory Europe GmbH, OCZ Storage Solutions UK Limited en TMEIC Europe Limited. In dergelijke gevallen kunnen Toshiba of Europe Ltd en de specifieke entiteit waarbij u solliciteert, optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke. Door te solliciteren naar een vacature bij een van deze bedrijven geeft u Toshiba of Europe Ltd toestemming om uw gegevens te verzamelen, te verwerken en te delen met de betreffende entiteit en geeft u die entiteit toestemming om uw gegevens te verzamelen en te verwerken ten behoeve van uw sollicitatie. In dergelijke gevallen kan een aanvullend privacybeleid van toepassing zijn en dient u contact op te nemen met de betreffende entiteit voor meer informatie. Alle dochterondernemingen en filialen van de Toshiba Group houden zich aan de hoogste normen bij het omgaan met persoonsgegevens in overeenstemming met de vereisten voor gegevensbescherming.

3.    BEGINSELEN VOOR GEGEVENSBESCHERMING

Wij zullen ons houden aan de wetgeving en beginselen voor gegevensbescherming, wat betekent dat uw gegevens:

• Wettelijk, eerlijk en op een transparante manier worden gebruikt.
• Alleen worden verzameld voor geldige doeleinden die wij u duidelijk hebben uitgelegd en dat wij geen gegevens gebruiken op een manier die onverenigbaar is met deze doeleinden.
• Relevant zijn voor de doeleinden waarover wij u hebben verteld en beperkt zijn tot deze doeleinden.
• Nauwkeurig en actueel zijn.
• Slechts zo lang bewaard worden als nodig is voor de doeleinden waarover wij u hebben verteld.
• Veilig worden bewaard.

De meeste informatie van Toshiba met betrekking tot uw sollicitatie wordt bewaard voor een legitiem zakelijk belang van Toshiba. Dit is de wettelijke basis voor Toshiba om informatie over u te bewaren en te gebruiken. Sommige informatie is in ons bezit omdat wij wettelijk verplicht zijn om dit te doen. Toshiba probeert normaal gesproken geen informatie te bewaren die niet nodig is. Als u aanvullende, optionele informatie hebt verstrekt (naast de informatie die Toshiba vereist), is de wettelijke basis voor het gebruik van die aanvullende gegevens door Toshiba uw toestemming. U hebt het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken.

Op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming hebben wij een wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens.  In sommige gevallen is meer dan één wettelijke grond van toepassing.  We hebben deze gronden samengevat als Contract, Wettelijke verplichting, Legitiem belang en Toestemming en geven in de volgende tabel aan wat deze begrippen betekenen. 

Begrip	Grond voor verwerking	Uitleg
Contract	Verwerking die nodig is voor de uitvoering van een contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen om een contract af te sluiten	Dit omvat de uitvoering van onze contractuele verplichtingen en de uitoefening van onze contractuele rechten.
Wettelijke verplichting	De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen	Ervoor zorgen dat we onze wettelijke en reglementaire verplichtingen nakomen.  Bijvoorbeeld, het bieden van een veilige werkplek en het vermijden van onwettige discriminatie.
Legitiem belang	De verwerking is noodzakelijk voor onze legitieme belangen of die van derden	Wij of een derde partij hebben legitieme belangen bij het effectief en correct uitvoeren, beheren en administreren van onze respectievelijke activiteiten en in verband met deze belangen en de verwerking van uw gegevens. Uw gegevens worden niet op deze basis verwerkt als de belangen van ons of een derde partij worden overstemd door uw eigen belangen, rechten en vrijheden.
Toestemming	U heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven voor de verwerking van uw gegevens	In het algemeen is de verwerking van uw gegevens in verband met een dienstverband niet afhankelijk van uw toestemming.  Maar er kunnen zich gevallen voordoen waarin we specifieke dingen doen, zoals het nagaan van een referentie en het vertrouwen op uw toestemming om dit te doen.

Als u nalaat om op verzoek informatie te verstrekken die voor ons noodzakelijk is om uw sollicitatie in behandeling te nemen, kunnen wij uw sollicitatie niet met succes in behandeling nemen.

4.    PERSOONSGEGEVENS – WELKE GEGEVENS WIJ BEWAREN EN WAAROM WIJ DEZE VERWERKEN

"Persoonsgegevens" zijn gegevens die op u betrekking hebben (of waaruit u geïdentificeerd kunt worden) en die automatisch worden verwerkt of die deel uitmaken van (of bedoeld zijn voor) een gestructureerd handmatig archiveringssysteem. Wij verwerken gegevens ten behoeve van ons bedrijf, met inbegrip van werving, beheer, administratieve, arbeids- en juridische doeleinden. 

Het is in ons rechtmatig belang om te beslissen of we deze informatie gebruiken wanneer we overwegen of we u in een functie moeten benoemen, aangezien het voor ons bedrijf van belang is om kandidaten aan te wijzen met de vereiste vaardigheden, kwalificaties en geschiktheid voor de functie. 

Nadat we uw sollicitatie hebben overwogen, zullen we die informatie verwerken om te beslissen of u voldoet aan de basisvereisten om op de shortlist te komen voor de functie. Als u dat doet, beslissen wij of uw sollicitatie aantrekkelijk genoeg is om u uit te nodigen voor een gesprek. 
Als wij besluiten u te bellen voor een gesprek, zullen wij de informatie die u ons tijdens het gesprek verstrekt gebruiken om te beslissen of we u de functie al dan niet aanbieden. Als wij besluiten u de functie aan te bieden, zullen wij meestal eerst referenties aanvragen voordat we uw afspraak bevestigen.

We moeten ook uw persoonsgegevens verwerken om te beslissen of we al dan niet een arbeidscontract met u aangaan.

De voorbeelden in de tabel kunnen natuurlijk niet volledig zijn.  In de tabel worden bijvoorbeeld geen gegevens met betrekking tot strafbare feiten vermeld, maar als we erachter zouden komen dat iemand die solliciteert naar een baan, verdacht wordt van het plegen van een strafbaar feit, zouden we die informatie kunnen verwerken als dat relevant is voor onze doeleinden.  Indien nodig zullen we voor bepaalde functies, bijvoorbeeld voor degenen die in financiële functies of met minderjarigen werken, ook een antecedentenonderzoek eisen.  
 

Doel	Voorbeelden van persoonsgegevens die verwerkt kunnen worden	Redenen voor de verwerking
Rekrutering	Standaardgegevens met betrekking tot uw identiteit (bijv. uw naam, adres, e-mailadres, identiteitsgegevens en documenten, telefoonnummers, geboorteplaats, nationaliteit, contactgegevens, beroepservaring en opleiding (inclusief universitaire diploma's, academische documenten, beroepscertificaten, lidmaatschappen en certificeringen, onderscheidingen en prestaties, en huidige en eerdere dienstbetrekkingen)), financiële informatie (inclusief actuele salarisgegevens), taalvaardigheden en alle andere persoonlijke gegevens die u ons in het kader van de vervulling van uw sollicitatie verstrekt. Informatie over uw sollicitatie en onze beoordeling ervan, uw referenties, eventuele controles die wij uitvoeren om de verstrekte informatie of achtergrondcontroles te verifiëren en alle informatie met betrekking tot uw recht op werk.  Indien nodig verwerken wij ook informatie over uw gezondheid, eventuele arbeidsongeschiktheid en in verband met eventuele aanpassingen van de werkafspraken.	Contract Wettelijke verplichting Legitiem belang
De administratie van ons rekruteringsproces	Het toetsen van uw ervaring en kwalificaties aan de vereisten van de functie waarnaar u solliciteert.   Het beheren van ons online carrièreportaal.   Met u te communiceren over elk arbeidsaanbod dat we kiezen en u te informeren over ons inwerkproces.	Contract Wettelijke verplichting  Legitiem belang
Het aangaan van een contract met u (als u een aanbod van ons krijgt)	Informatie over uw arbeidsvoorwaarden van tijd tot tijd met inbegrip van uw uren en werkpatronen, uw salaris en uitkeringen, zoals uw deelname aan pensioenregelingen, levens- en ziektekostenverzekeringen; en eventuele bonus- of aandelenregelingen.	Contract Wettelijke verplichting Legitiem belang
Contact opnemen met u of met anderen, namens u	Uw adres en telefoonnummer, contactgegevens voor noodgevallen en informatie over uw nabestaanden.	Contract Legitiem belang
Financiële planning en budgettering	Informatie zoals uw voorgestelde salaris en (indien van toepassing) geplande bonusniveaus.	Legitiem belang
Fysieke en systeemveiligheid	CCTV-beelden van het bijwonen van een interview bij ons op locatie.	Wettelijke verplichting Legitiem belang
Het verstrekken van informatie aan derden in verband met transacties die wij overwegen of uitvoeren	Informatie over een aanbod aan u en uw voorgestelde contract en andere arbeidsgegevens die een partij bij een transactie, zoals een potentiële koper, verkoper of outsourcer, nodig kan hebben.	Legitiem belang
Monitoring van diversiteit en gelijke kansen	Informatie over uw nationaliteit, ras en etnische afkomst, geslacht, seksuele geaardheid, religie, handicap en leeftijd als onderdeel van initiatieven voor diversiteitsmonitoring. Deze gegevens zullen worden geaggregeerd en gebruikt voor het toezicht op gelijke kansen. Houd er rekening mee dat we geaggregeerde en geanonimiseerde diversiteitsstatistieken kunnen delen met toezichthouders indien formeel vereist/gevraagd.	Legitiem belang
Geschillen en gerechtelijke procedures	Alle informatie die relevant of potentieel relevant is of kan zijn voor een geschil of juridische procedure die ons betreft.	Legitiem belang Wettelijke verplichting

    

Persoonsgegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, de gezondheid, de seksuele geaardheid, het seksleven, het lidmaatschap van een vakbond en genetische en biometrische gegevens blijken, zijn onderworpen aan bijzondere bescherming en worden door de EU-wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer als "gevoelige persoonsgegevens" beschouwd. 

Wij kunnen gevoelige persoonsgegevens over u verwerken (bijvoorbeeld (maar zonder beperking), uw gezondheidsdossiers opslaan om ons te helpen ervoor te zorgen dat wij u een gezonde en veilige werkplek bieden of persoonlijke gegevens met betrekking tot diversiteitsbewaking verwerken).

Houd er rekening mee dat als u een aanbod van ons accepteert, het bedrijf verdere informatie zal verwerken als onderdeel van de arbeidsverhouding. Wij zullen u ons volledig privacybeleid verstrekken als onderdeel van het inwerkproces. 

Voor alle duidelijkheid, voor de rekruteringswebsite is Jobtrain Ltd de wettelijke eigenaar van de software die in dit systeem wordt gebruikt en die in licentie is gegeven aan Toshiba en elke dochteronderneming die relevant is voor het gebruik ervan. In het kader van de wetgeving inzake gegevensbescherming (Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) is Toshiba of Europe de verwerkingsverantwoordelijke en Jobtrain Ltd is de gegevensverwerker van alle persoonsgegevens. 

5.    WAAR DE GEGEVENS VANDAAN KOMEN EN WIE DEZE TE ZIEN KRIJGT

Een deel van de persoonsgegevens die wij over u verwerken, zijn van u afkomstig.  U vertelt ons bijvoorbeeld uw contactgegevens en werkhistorie.  Als u bij ons komt werken, kunt u uw bankgegevens doorgeven.  

Andere persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn van derden, zoals recruiters die namens u handelen of van uw referenties.  

Uw persoonsgegevens worden intern bekeken door managers, HR en, in sommige gevallen (als u bij ons komt werken), collega's. 

Als dit lukt, geven bedrijven van Toshiba sommige van uw persoonsgegevens vrij of kunnen ze deze vrijgeven aan derden die diensten verlenen in verband met Toshiba-systemen of voor het maken van de arbeidsovereenkomst. Deze derden mogen dit alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor Toshiba uw gegevens bewaart en zijn onderworpen aan strikte contractuele vereisten. De betreffende Toshiba-entiteit zal u dan een afzonderlijk privacybeleid voor de werkplek verstrekken. Soms worden gegevens ook aan anderen verstrekt wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden bewaard.

6.    HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Als u bij ons komt werken, bewaren wij uw persoonsgegevens in het algemeen voor de duur van uw dienstverband en voor een periode daarna.  Als u na uw sollicitatie niet bij ons wordt aangenomen, bewaren wij uw persoonsgegevens tot maximaal 12 maanden nadat wij u hebben geïnformeerd dat u geen succes heeft gehad.  

7.    DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EER

Wij zullen waar nodig en zoals uiteengezet in dit privacybeleid uw persoonsgegevens buiten de EER overdragen aan entiteiten van onze groep en verwerkers in andere rechtsgebieden waar wij gevestigd zijn, waaronder Japan en in uitzonderingsgevallen in de VS. 

8.    UW RECHTEN MET BETREKKING TOT UW GEGEVENS

U heeft het recht om een verzoek in te dienen om informatie te ontvangen over de gegevens die wij over u verwerken. Indien u op enig moment verdere verduidelijking wenst, gelieve dan in eerste instantie contact op te nemen met het Central Resourcing Team via help@careers.toshiba.eu.

Als u een verzoek om toegang doet en er is onzekerheid over wie u bent, kunnen wij u vragen om informatie te verstrekken waarmee wij uw identiteit vaststellen. 

Naast het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, kunt u het recht hebben om uw persoonsgegevens te laten corrigeren of wissen, bezwaar te maken tegen de verwerking ervan of de verwerking ervan te laten beperken.  Als u ons gegevens over uzelf (bijvoorbeeld uw adres) hebt verstrekt, hebt u het recht om de gegevens in een machinaal leesbaar formaat te ontvangen voor verzending naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.  Dit geldt alleen als de grond voor verwerking de toestemming of het contract is.

9.    CONTACTGEGEVENS 

Neem in eerste instantie contact op met het Central Resourcing Team via help@careers.toshiba.eu voor al uw vragen. 

Als u klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dient u deze schriftelijk aan ons te richten:

Legal Coordinator
Toshiba of Europe Limited
1st Floor, 3 Furzeground Way
Stockley Park
Uxbridge UB11 1EZ
Verenigd Koninkrijk

10.    STATUS VAN DIT BELEID

Dit beleid maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst die u eventueel aangaat en schept geen contractuele rechten of verplichtingen. Het kan te allen tijde door ons worden gewijzigd.

Indien dit beleid in verschillende talen is opgesteld, is de vertaling alleen voor uw gemak en als er een tegenstrijdigheid bestaat tussen de Engelstalige versie van de kennisgeving en de vertaling, dan heeft de Engelstalige versie voorrang.

Laatst bijgewerkt in juni 2019 v2